Hybride Workshops bei Syspo Excellence – Artikel im Buch „Workbook, berührende hybride Veranstaltungen“

Die Art und Weise, wie wir arbeiten,

hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Insbesondere hybride Workshops, bei denen sowohl virtuelle als auch physische Teilnehmer zusammenkommen, bleiben eine attraktive Möglichkeit der zukünftigen Zusammenarbeit. Mit der richtigen technischen Ausstattung können die Teilnehmer nahtlos miteinander interagieren und gemeinsam an Projekten arbeiten. Die Bedeutung hybrider Workshops liegt in ihrer Fähigkeit, die Grenzen von Zeit und Raum zu überwinden und ein dynamisches Arbeitsumfeld zu schaffen.

Darüber hinaus ermöglichen hybride Workshops eine effizientere Nutzung

von Ressourcen, da sie zum Beispiel Reisekosten und -zeit reduzieren. Gerade in einer Netzwerkorganisation, wie syspo excellence GbR, in der die Berater in Kooperation arbeiten und gleichzeitig ihre eigene Tätigkeit als Selbstständige Coaches und Berater ausüben, bringt dieses Format etliche Vorteile. Auch wenn der Wunsch nach einem Treffen in Person stark ist, gibt es Situationen, in denen es nur schwer für alle 36 Kooperationspartner realisierbar ist und dennoch sich alle treffen und austauschen möchten oder müssen. Ähnliches gilt auch für die angebotene Coaching Ausbildung, die teilweise im hybriden Format veranstaltet wird.

Die Durchführung hybrider Workshops

zieht viele Herausforderungen nach sich. Eine reibungslose Kommunikation und Interaktion zwischen virtuellen und physischen Teilnehmenden ist der Schlüssel zum Erfolg. Eine gute technische Ausstattung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Neben einer stabilen Internetverbindung sollten sowohl physische als auch virtuelle Teilnehmer Zugang zu hochwertiger Audio- und Videotechnologie haben. Darüber hinaus sollten geeignete Kollaborationstools und Plattformen vorhanden sein, die es den Beteiligten ermöglichen, gemeinsam an Projekten zu arbeiten, Ideen auszutauschen und Ressourcen zu teilen. Welche genau sich in der Praxis bewährten, erfahren Sie in dem Artikel „Hybride Workshops, die wirklich funktionieren“.

Obwohl eine gute technische Ausstattung unumgänglich ist,

reicht sie zum Gelingen des hybriden Workshops nicht aus. Die Planung der Interaktionen und die Facilitation unterscheiden sich in diesem Format wesentlich von den rein virtuellen oder rein „face-to-face“ Workshops. Es muss sichergestellt werden, dass sich alle Teilnehmenden gleichermaßen am Geschehen beteiligen können und die physisch Anwesenden als auch die virtuellen Teilnehmenden gleichermaßen Sichtbarkeit an die Gruppe und die Darstellung der Inhalte haben. Dafür müssen sowohl die Kameraeinstellungen als auch die Sitzordnung vor Ort so gestaltet werden, dass sich alle gut sehen und hören können. So plausibel es klingt, kann es in der praktischen Ausgestaltung mit etlichen Problemen, wie zum Beispiel Beschaffenheit des Raumes, behaftet werden.

Hybride Workshops erfordern zudem

von den Facilitator:innen besondere Aufmerksamkeit, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmenden engagiert und fokussiert bleiben. Der Einsatz von abwechslungsreichen Methoden und visuellen Hilfsmitteln muss nicht nur aus der Prozesssicht gut durchdacht werden, sondern auch die Hardware Ausstattung, wie zum Beispiel ausreichende Anzahl an Laptops oder Tablets, an denen die Teilnehmenden in Gruppenarbeit gut zusammenarbeiten können. In der Praxis zeigte sich zudem, dass klare Kommunikation und herstellen des gleichen Verständnisses zwar genauso wichtig ist, wie in den anderen Workshopformaten, jedoch deutlich aufwändiger in der Vorbereitung ist. Zum Beispiel reicht es oft in Präsenzmeetings eine Frage zu stellen oder eine Arbeitsanweisung zu geben und dabei die Körpersprache der Teilnehmenden zu beobachten, um festzustellen, ob die Aussage in der Gruppe verstanden wurde. Das funktioniert im hybriden Format nicht, weil die virtuelle Teilnehmenden, selbst wenn sie mit Kameras dabei sind, in einem deutlich kleineren Format und Ausschnitt erscheinen, als die Personen in Präsenz. Eine adäquate Visualisierung des Gesagten spielt somit eine bedeutende Rolle.

Welche weitere Erfolgsfaktoren

für eine gelungene Facilitation in hybriden Workshops eine Rolle spielen, lesen Sie in dem o.g. Artikel.

In dem Abschnitt 7.2. des Artikels: „Workshops des Beratungsunternehmens syspo excellence“ habe ich die Umsetzung der Durchführung von „Teamtagen“ sowie den Lerneffekten aus den jeweiligen hybriden Workshops beschrieben. Die Inhaberin, Diplom-Psychologin Nadine Nierentz, hat die Situation gleich am richtigen Ende gepackt und sobald die ersten Lockerungen in der Corona Pandemie kamen und es zwar möglich wurde, sich auch in Präsenz zu treffen, jedoch nicht für alle Mitglieder, hat sie in die technische Ausstattung investiert und Workshops des „Teams“ in hybrider Form gestaltet. Ganz im Sinne der lernenden Organisation hat sie die Potentiale erkannt und die Methoden und Prozesse angepasst.

Ein Ausschnitt aus dem o.g. Artikel:

„Zum Gelingen hat auch beigetragen, dass sie zwei Unterstützerinnen hatte: eine Assistentin, die die Ergebnisse aus den typischen Methoden der Präsenz-Workshops, wie zum Beispiel Brainstorming mit Post-its kleben an einer großen Glaswandfläche, in ein digitales Conceptboard übertragen hat, damit im Anschluss das Erarbeitete gemeinsam von allen Teilnehmenden evaluiert und auch für asynchrones Arbeiten zum späteren Zeitpunkt gesichert werden kann. Die zweite Person hat insbesondere auf den reibungslosen technischen Verlauf geachtet sowie die virtuellen Teammitglieder im Auge behalten (Abb. 2).

Die in Präsenz Anwesenden mussten sich im Hinblick auf die Dialoge im Raum umstellen: Damit die virtuell teilnehmenden Teammitglieder die jeweiligen Beiträge hören konnten, standen mehrere Mikrofone im Raum. Jede Person, die sprechen wollte, musste aus dem Kreis heraustreten, zum Mikrofon in der Mitte vorgehen und dort den Beitrag leisten. Wahlweise konnte das Mikrofon auch durchgereicht werden, in dem Fall konnte jede Person auf dem eigenen Platz sprechen. Eine dafür bestimmte Kamera hat den gerade sprechenden Menschen aufgenommen. So konnten sich alle gut sehen. Auf dem großen Bildschirm im vorderen Teil des Raumes erschienen die virtuell Teilnehmenden, die Flipcharts und der Stuhlkreis in U-Form mit den persönlich anwesenden Teammitgliedern. Das Sprechen in das Mikrofon und Vorgehen in die Mitte des Kreises waren erst einmal ungewöhnlich und haben manchmal für Gelächter gesorgt, was wiederum zu einer lockeren und heiteren Atmosphäre beitrug.

Die Gruppenübungen erfolgten virtuell und „face-to-face“ aus Praktikabilitätsgründen zunächst einmal getrennt, jedoch im Laufe des Tages gelang es auch, Gruppenarbeit mit gemischten Gruppen durchzuführen. Das war für alle ein sehr schönes Erlebnis. Beim Arbeiten kamen einige Learnings für die Zukunft heraus, die ohne es ausprobiert zu haben, nicht aufgefallen wären. So zum Beispiel beim Verwenden von Online-Kollaborationstools wie Miro. Es wurde deutlich, dass es gut ist, wenn jedes Teammitglied in Präsenz auch ein Tablet oder einen Laptop hat, an dem die Arbeit gut mitverfolgt und mitgestaltet werden kann. Ein weiteres Beispiel für ein Learning war, dass bei Ausarbeitungen, die eher einen breiteren Bildschirm verlangen, die Tablets zu klein sein können. Eine gute Lösung dafür ist, wenn zwei bis drei Tablets nebeneinander aufgestellt werden mit jeweils einem anderen Ausschnitt des Miro-Boards und die jeweiligen Personen somit die komplette Breite des Boards im Auge haben können.

Zu einem bedeutenden Learning gehört zum Beispiel auch, dass es durchaus Sinn macht, wenn nicht alle gleichzeitig synchron an demselben Board arbeiten. Geht es zum Beispiel um Clusterbildung und Zuordnung der Ideen, kann die Übersichtlichkeit der Zuordnungen leiden. Weiterhin hat sich die Bedeutung einer klaren und präzisen Kommunikation, insbesondere im Hinblick auf die Methodenbeschreibung, gezeigt. Es gab zwischendurch auch kritische Stimmen, es hat sich nach einigen kleinen technischen Problemen bei einigen Teammitgliedern Unmut breitgemacht. All das sind natürliche Reaktionen und auch eine Sehnsucht nach dem, was wir gewohnt sind.

Denn hybrides Arbeiten fordert Menschen heraus, sie müssen ihre Komfortzone, ihre Gewohnheiten verlassen, um die neue Situation zu meistern. Da ist es eine normale menschliche Reaktion, die Geduld zu verlieren, und auch ein typisches Muster in der Gruppendynamik eines hybriden Workshops. Dies zeigt jedoch auch, wo der Mensch lernen kann. Und genau dieses Mindset hat Nadine Nierentz. Sie steuerte die Prozesse mit höchstem Respekt und Wertschätzung und das gesamte Beraterteam hat konstruktiv im Sinne einer positiven Fehlerkultur aus diesen Situationen gelernt und für die Zukunft Neues, Besseres kreiert. Insgesamt war es ein sehr gelungener Workshop mit sehr guten Ergebnissen und zur Zufriedenheit aller Beteiligten.“

Es war ein großer Erfolg.  Wir haben nicht nur schöne Zeit zusammen gehabt, Spaß und Freude, sondern sind auch mit guten Ergebnissen auseinander gegangen.

Quelle:

Schmitt, Eugenia (2023), Hybride Workshops, die wirklich funktionieren, in: W. Himmel und S. Luppold (Hrsg.), (2023), Workbook berührende, hybride Veranstaltungen,

https://doi.org/10.1007/978-3-658-39741-8_2, S. 13 – 34.

Autorin: Prof. Dr. Eugenia Schmitt MBR

Senior Coach bei syspo excellence

Systemische Businesscoachin, Trainerin & Geschäftsführungsberaterin

Business Kommunikation, effektive Meetings, Karrierecoaching

Professorin für Finanzmanagement, Studiengangsleitung Digitales Management, Modulverantwortung Empirische Forschungsmethoden

https://www.hs-fresenius.de/standort/muenchen/